Rosenlewin Hopeakerho ry:n tietosuojaseloste

Päivitetty 8.9.2025

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Rosenlewin Hopeakerho ry
Yhteyshenkilö: Puheenjohtaja Vuokko Hytönen
Puhelin: 050 373 4714
Sähköposti: vuokko.hytonen@hotmail.fi

2. Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenten ja entisten jäsenten henkilötietoja.

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen, jäsenviestintä sekä päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenten henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja:
– Etu- ja sukunimi
– Osoite
– Sähköpostiosoite
– Puhelinnumero
– Syntymäpäivä ja sukupuoli
– Jäseneksi liittymis- ja eroamisaika
– Jäsenlaskutusta koskevat tiedot
– Yhdistyksen luottamustehtävät

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu yhdistyksen järjestelmään, johon pääsy on vain niillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtäviensä hoitamiseksi (jäsenrekisterin käyttäjä ja varakäyttäjä). Näillä henkilöillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan, ja käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattuja.

6. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen tiedot säilytetään enintään kuuden vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:
– saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
– saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat tiedot
– vaatia virheellisen tai puutteellisen tiedon oikaisua
– vaatia henkilötietojensa poistamista
– peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa käsittelyä siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen
– vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella
– vaatia käsittelyn rajoittamista

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen yhteydenotot-kohdan mukaisesti.  Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyytensä ennen pyynnön käsittelyä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyin perustein.

9. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto) tai sen EU-jäsenvaltion viranomaiselle, jossa hänen asuin- tai työpaikkansa sijaitsee, jos hän katsoo, että häntä koskevia tietoja on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti.

10. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt ja yhteydenotot:

Rosenlewin Hopeakerho ry
Puheenjohtaja Vuokko Hytönen
Aittaluodonkatu 2 E 40, 28100 Pori
Sähköposti: vuokko.hytonen@hotmail.fi

11. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.